Reclami e segnalazioni docenti e utenti esterni

Il Dipartimento di Medicina Veterinaria ha definito una procedura per raccogliere e gestire reclami, segnalazioni e istanze nominative presentate da docenti, personale tecnico-amministrativo e utenti esterni.

Segnalare problemi o criticità consente al Dipartimento di intervenire sulle situazioni che richiedono attenzione e contribuisce al miglioramento dell’organizzazione, dei servizi, delle attività e delle strutture.

Il modulo può essere utilizzato per presentare, in forma nominativa:

• osservazioni;
• reclami;
• segnalazioni;
• richieste di intervento o valutazione.

Le comunicazioni possono riguardare attività, servizi, strutture, processi organizzativi o altri aspetti legati al funzionamento del Dipartimento.

Il modulo è particolarmente indicato quando la questione:

• non è stata risolta attraverso i consueti canali di interlocuzione;
• richiede una presa in carico formale;
• necessita di una valutazione documentata;
• riguarda una criticità ricorrente o rilevante per il miglioramento delle attività dipartimentali.

Per presentare una segnalazione è necessario compilare il modulo:

M-DMV-03 – Reclami, segnalazioni e istanze nominative di docenti, personale tecnico-amministrativo e utenti esterni

Compila il modulo online

Le informazioni fornite devono essere sufficientemente complete e circostanziate da consentire la corretta valutazione della questione segnalata.

La segnalazione viene presa in carico dalla Direzione e dal Responsabile dell’Assicurazione della Qualità del Dipartimento.

In base alla natura della richiesta e agli elementi disponibili, la procedura può concludersi con:

• una risposta motivata al richiedente;
• l’adozione di un’azione correttiva o di miglioramento;
• la trasmissione della segnalazione alla struttura competente;
• l’archiviazione, quando la richiesta risulta non pertinente, non ammissibile, duplicata o già trattata.

Durante la valutazione possono essere richiesti ulteriori documenti o informazioni utili a completare l’istruttoria.

La procedura prevede i seguenti tempi indicativi:

• entro 2 giorni lavorativi dalla ricezione: registrazione o protocollazione, quando prevista;
• entro 15 giorni dalla registrazione: prima valutazione della segnalazione;
• entro 30 giorni dalla ricezione completa: riscontro al richiedente, quando applicabile.

I tempi possono essere sospesi o prorogati qualora sia necessario richiedere integrazioni, acquisire pareri o svolgere ulteriori approfondimenti. Eventuali variazioni vengono motivate e registrate.

Le informazioni raccolte sono trattate nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e secondo principi di riservatezza, proporzionalità e minimizzazione.

L’accesso alla documentazione è limitato ai soggetti autorizzati coinvolti nella gestione della segnalazione.

Le risultanze della procedura possono essere utilizzate anche in forma aggregata per:

• individuare criticità ricorrenti;
• prevenire disfunzioni organizzative;
• programmare interventi di miglioramento;
• contribuire al riesame del sistema di Assicurazione della Qualità del Dipartimento.

Alcune materie sono disciplinate da procedure specifiche dell’Università e devono essere gestite attraverso i relativi canali istituzionali.

Rientrano tra queste:

• segnalazioni di illeciti e whistleblowing;
• molestie e discriminazioni;
• corruzione;
• sicurezza ed emergenze;
• accesso agli atti;
• procedimenti disciplinari;
• altri procedimenti regolati da specifiche disposizioni di Ateneo.

In questi casi è necessario rivolgersi direttamente agli uffici o agli organismi competenti dell’Università.